A belépés után kattintson a Számlák menüre. Itt láthatja a
már elkészült díjbekérőket, számlákat, valamint az elmentett, de még csak
félkész Próbaszámlákat. A rózsaszínnel jelölt próbaszámlákat – a számlaszám
nevére kattintva – a későbbiekben bármikor módosíthatja, s készíthet belőle
valódi számlát.
Egy új számla elkészítéséhez kattintson az Új számla
hozzáadása menüpontra. A számlakészítés egy ötlépcsős folyamat, amely Vevő
adatok, Fizetési mód, Megjegyzés, Számla tételek és Számla véglegesítés
pontokból áll. Ezeken visszafelé bármikor léphet, és módosíthat a korábban
beállított adatokon, előre azonban csak azt követően léphet, miután mentette az
egyes pontokat. Ez alatt, jobboldalt a számla nevét láthatja.
Az Eladó adatai sorban láthatja cége adatait,
meghatározhatja, hogy hány példányszámban készüljön el a számla, illetve a
Kétnyelvű számla opció Kiegészítő szolgáltatás igénybevétele esetén kiválaszthatja,
hogy a magyar mellett melyik külföldi nyelven készüljön el a számla.
A következő sorban kiválaszthatja, hogy egy új, vagy egy már
meglévő vevő részére szeretne számlát készíteni. Előbbi választása esetén adja
meg az új vevő adatait – a cégnév, a város, az irányítószám és a cím megadása
kötelező –, míg utóbbi esetben a következő sor lenyíló listájából válassza ki a
már meglévő ügyfelei közül az aktuális vevőt – akinek adatai automatikusan
betöltődnek. Ezeket az adatokat – az adószám kivételével – akár meg is
változtathatja.
Ha végzett az adatok bevitelével, akkor a Mentés gombra
kattintva Próbaszámlaként elmentheti a számlát – és később tovább folytathatja
a kitöltést –, vagy a Továbblépés a fizetés módra gombra kattintva lépjen a
következő oldalra, ahol egy lenyíló listából kiválaszthatja a megfelelő
fizetési módot.
A Készpénz és a Csekk választása esetén a keltezés dátuma
MINDIG AZ AKTUÁLIS NAP LESZ – ezt nem is tudja megváltoztatni –, míg Átutalás
esetén a keltezés dátuma szintén a számla kiállításának a napja lesz, azonban a
Teljesítés és a Fizetés határidejét már Ön állíthatja be.
Ha végzett, kattintson a Továbblépés a Megjegyzésre gombra.
A következő oldalon a már korábban létrehozott megjegyzések közül
kiválaszthatja, hogy melyiket szeretné hozzácsatolni a számlához, amelyhez ezen
túl további plusz megjegyzést is hozzáfűzhet. Most kattintson a Mentés, majd
azt követően a Továbblépés a Számla tételekre gombra.
Itt, egyrészt, a Termékek és Szolgáltatások menüpont alatt
korábban már létrehozott Meglévő tételek közül kiválaszthatja azt a terméket
vagy szolgáltatást, amelyről számlát szeretne készíteni, másrészt pedig akár Új
tételt is létrehozhat. Ez esetben, ha a sor végén található Új tétel hozzáadása
gombra kattint, akkor nem csak az aktuális számlán tűntetheti fel az új tételt,
hanem – mivel a Termékek és Szolgáltatások menübe is elmentődik – a
későbbiekben szerkesztheti, módosíthatja, valamint más számlákhoz is felhasználhatja
azt.
A tételek számlához történő hozzáadása után állítsa be az
eladott mennyiséget, majd kattintson a sor végén található Tétel mentése
gombra, így a Végösszeg sorban máris látható lesz a Nettó, az Áfa és a Bruttó
árakban történő összegváltozás.
A listából terméket vagy szolgáltatást a sor végén látható
Tétel törlése gombra kattintva tud eltávolítani.
Most kattintson a Továbblépés a számla véglegesítése gombra.
A következő oldalon az elkészült számláját láthatja, ahol leellenőrizheti a
megadott adatokat. Ha szeretne módosítani rajtuk, akkor a fenti menüpontokon
keresztül visszaléphet a korábbi pontokra, és változtathat a számlán, azonban
ha véglegesíti azt, akkor ez a lehetőség már nem áll rendelkezésére.
Ön eldöntheti: vagy véglegesíti a számlát, vagy csak egy, az
ÁFA elszámolására NEM alkalmas Díjbekérőt készít róla.
Bármelyik lehetőséget választja, a számla vagy díjbekérő
mentésre kerül. Ha a Pdf készítése gombra kattint, akkor megtekintheti az
elkészült dokumentumot, melyet lementhet számítógépre, illetve bármikor ki is nyomtathat.
Most, ha a Számla hozzáadása menüpontra kattintva visszatér
a Számlák menübe, akkor a listában már láthatja az elmentett számlát vagy
díjbekérőt. Ha a számlaszám nevére, majd a Megtekintés gombra kattint, akkor ismét
pdf formátumban látja a számlát vagy díjbekérőt. Így nem muszáj a készítést
követően azonnal kinyomtatni a dokumentumot, hanem nyugodtan megteheti ezt egy
későbbi időpontban is.
A Számlák menüben többféle módon szűrheti meg listáját. A
rózsaszín, piros és fekete színű ikonokra kattintva típus szerinti szűrést
végezhet a Próbaszámlák, a Díjbekérők és a Számlák között. A kiválasztott
típusban a fenti számok és betűk segítségével Vevő, Bruttó ár, Keltezés és
Határidő szerint tovább szűkítheti számláit, valamint a nyilakra kattintva
rendezheti azokat. Az Összes gombra kattintva a típusban található összes
számla megjelenik. A teljes lista a színre való újbóli kattintással válik
elérhetővé.
Ha megrendelte a Kétnyelvű számla opció Kiegészítő
szolgáltatást, akkor a Kétnyelv oszlopban láthatja, hogy a magyar mellett
melyik idegen nyelven készült még el a számla. A Sablon oszlopban a Beállítások
menüben kiválasztott Számla sablon típusszámát látja, míg a Darab oszlopban
azt, hogy az egyes számlák hány példányban készültek el.
A Pdf oszlop ikonjaira kattintva a Számláról vagy
Díjbekérőről készült pdf formátumú dokumentumot tekintheti meg.
A Teljesítés oszlopban nyomon követheti, hogy az egyes számlák
vagy díjbekérők kiegyenlítésre kerültek-e. Ön a Függőben lévő számláját egy
kattintással Teljesültre állíthatja át.
Teljesített fizetés esetén a Díjbekérőből a Díjbekérőből
számlakészítés ikonra kattintva készíthet számlát. Kattintson a Zöld pipára,
így a számla elkészült. Most, a kiegyenlített számlát tegye Teljesültté. Jelölje
a teljesítést a listában is.
Számlarontáshoz kattintson a sor végén található ikonra. A
megjegyzés mezőbe írja be a számlarontás okát, majd kattintson a Zöld pipára,
így egy negatív előjelű/mínuszos számla készült el. Ezzel sikeresen lerontotta
számláját, melyet a sor végén látható R betű is jelez.